Centralisez vos fichiers de maintenance dans un hub intelligent
Le système de gestion de documents de Fleet est spécialement conçu pour les équipes chargées de l'immobilier, des installations et de la maintenance qui ont besoin d'un accès rapide et fiable aux bons fichiers, où qu'elles se trouvent. Découvrez comment il s'intègre dans le système de gestion documentaire de Fleet. Aperçu des fonctionnalités de Fleet
Qu'il s'agisse d'une garantie de climatisation, d'un accord avec un fournisseur, d'une liste de contrôle de conformité ou d'un mode opératoire normalisé pour l'entretien des ascenseurs, Fleet vous permet de stocker, d'organiser et de retrouver tout en un seul endroit. Plus besoin de fouiller dans les courriels, les disques partagés ou les copies papier pour trouver ce dont vous avez besoin.
L'importance de la gestion des documents dans le secteur de la maintenance
La gestion d'installations réparties sur plusieurs sites ne se limite pas au suivi des tâches ; elle exige également la gestion des documents qui les étayent. Certificats de sécurité, rapports d'inspection, manuels, factures - il ne s'agit pas seulement de paperasse, mais de preuves de conformité, de continuité opérationnelle et de réduction des risques.
Fleet résout ces problèmes en rendant toute la documentation pertinente accessible - directement au point d'utilisation.
Sans documentation centralisée, les équipes sont confrontées à des difficultés :
Retards dans l'intégration des fournisseurs
Audits manqués ou inspections ratées
Risque accru de double emploi
Perte de documents relatifs à la garantie ou au contrat
Principales caractéristiques de la gestion documentaire de Fleet
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Suivez les modifications apportées aux fichiers au fil du temps grâce à un historique complet des modifications dans le système documentaire de Fleet. Sachez qui a téléchargé quoi, quand - et revenez en arrière si nécessaire. Chaque document est soutenu par l'Audit Tracking pour un contrôle de version sécurisé et une préparation à la conformité.
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Téléchargez des documents directement vers des actifs, des travaux, des sites, des fournisseurs ou des utilisateurs. Tous les documents sont pertinents et faciles à trouver.
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Étiqueter les documents par type (par exemple, contrat, rapport d'inspection, manuel technique) ou par site, département ou catégorie d'actifs.
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Contrôler qui peut consulter, télécharger ou modifier la documentation. S'assurer que les informations sensibles sont sécurisées et accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.
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Les techniciens peuvent consulter les SOP, les guides d'installation ou les rapports antérieurs directement dans l'interface du bon de travail.
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Téléchargez en quelques clics des paquets de documents pour les audits, les remises aux fournisseurs ou les révisions internes.
Intégration transparente avec votre écosystème de maintenance
La gestion des documents de Fleet fonctionne dans tous les modules. Chaque fichier est accessible par le biais d'une recherche globale et est directement lié aux mesures et aux rapports de votre tableau de bord. Pas besoin d'outils de stockage externes ou d'intégrations compliquées - tout est intégré et conçu pour l'action.
Cas d'utilisation dans le monde réel
Les outils documentaires de Fleet sont conçus pour les équipes occupées qui jonglent avec plusieurs sites, types d'actifs et entrepreneurs tiers - avec un accès rapide aux fichiers à partir de n'importe quel endroit de votre flux de travail.
Télécharger les modes opératoires normalisés pour l'entretien des ascenseurs afin que les techniciens puissent s'y référer sur place.
Lier les certificats d'inspection incendie aux flux de travail de conformité
Stocker les contrats des fournisseurs et suivre les dates d'expiration
Attacher les approbations budgétaires aux ordres de travail pour une traçabilité complète
Maintenir les manuels numériques des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, de plomberie ou d'éclairage.
L'importance de la facilité de recherche
La gestion des documents n'est pas seulement un avantage, c'est un élément essentiel des opérations des installations modernes. Avec Fleet, vous bénéficiez d'un système qui rend la gestion des documents aussi facile et puissante que vos flux de commandes ou d'actifs.
