无论是空调保修单、供应商协议、合规检查表,还是电梯服务 SOP,Fleet 都能让您在一个地方存储、组织和检索所有内容。无需再翻阅电子邮件、共享驱动器或硬拷贝来查找所需内容。
文档管理在维护工作中的重要性
管理多个地点的设施不仅需要跟踪任务,还需要管理支持这些任务的文件。安全证书、检验报告、手册、发票--这些不仅仅是文书工作,更是合规性、运营连续性和降低风险的证明。
Fleet 解决了这些难题,使所有相关文件都能在使用时直接获取。
如果没有集中管理的文档,团队将面临以下问题
供应商入职延迟
错过审计或检查失败
重复工作的风险更高
丢失保修或合同记录
Fleet 文件管理的主要功能
-
通过 Fleet 文档系统中的完整编辑历史记录,跟踪文件随时间发生的变化。了解谁在何时上传了什么内容,并在需要时进行回滚。每份文档都有审计跟踪支持,以实现安全的版本控制和合规性。
-
将文档直接上传到资产、工作、地点、供应商或用户。让所有内容都与上下文相关,并易于查找。
-
按类型(如合同、检验报告、技术手册)或按地点、部门或资产类别给文件贴标签。
-
控制谁可以查看、上传或编辑文档。确保敏感信息安全,只有授权用户才能访问。
-
技术人员可直接在工单界面中查看 SOP、安装指南或过往报告。
-
只需点击几下,即可下载用于审计、供应商交接或内部审查的文件包。
与维护生态系统无缝集成
Fleet 的文件管理适用于所有模块。每个文件都可以通过全局搜索找到,并直接链接到您的仪表板指标和报告。无需外部存储工具或笨重的集成,一切都内置在系统中并可运行。
真实世界使用案例
Fleet 的文档工具专为处理多个站点、资产类型和第三方承包商的繁忙团队而设计,可在工作流程的任何位置快速访问文件。
上传电梯维护 SOP,供技术人员现场参考
将消防检查证书与合规工作流程联系起来
存储供应商合同并跟踪到期日期
将预算批准附在工单上,以实现全面可追溯性
维护暖通空调、管道或照明系统的数字手册
可搜索性为何重要
文档管理并不只是一个可有可无的东西,而是现代设施运营的关键部分。有了 Fleet,您就能获得一个让文档处理与工单或资产工作流程一样简单、强大的系统。