Centralice sus archivos de mantenimiento en un Smart Hub
El sistema de gestión documental de Fleet está diseñado específicamente para equipos inmobiliarios, de instalaciones y de mantenimiento que necesitan un acceso rápido y fiable a los archivos adecuados, desde cualquier lugar. Descubra cómo encaja en el sistema Resumen de las funciones de Fleet
Ya sea una garantía de aire acondicionado, un acuerdo con un proveedor, una lista de comprobación de cumplimiento o un PNT para el mantenimiento de ascensores, Fleet le permite almacenar, organizar y recuperar todo en un solo lugar. Se acabó rebuscar en correos electrónicos, unidades compartidas o copias impresas para encontrar lo que necesita.
Por qué es importante la gestión de documentos en el mantenimiento
La gestión de instalaciones en múltiples emplazamientos requiere algo más que el seguimiento de las tareas: también requiere la gestión de los documentos que respaldan esas tareas. Certificados de seguridad, informes de inspección, manuales, facturas... No se trata solo de papeleo, sino de pruebas de cumplimiento, continuidad operativa y reducción de riesgos.
Fleet resuelve estos problemas haciendo accesible toda la documentación pertinente, justo en el punto de uso.
Sin una documentación centralizada, los equipos se enfrentan a:
Retrasos en la incorporación de proveedores
Auditorías fallidas o inspecciones fallidas
Mayor riesgo de duplicación de tareas
Pérdida de registros de garantías o contratos
Características principales de la gestión documental de Fleet
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Realice un seguimiento de los cambios en los archivos a lo largo del tiempo con un historial de edición completo en el sistema de documentos de Fleet. Sepa quién ha cargado qué, cuándo, y retroceda cuando sea necesario. Todos los documentos cuentan con el respaldo de Audit Tracking para un control de versiones seguro y la preparación para el cumplimiento de normativas.
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Suba documentos directamente a activos, trabajos, ubicaciones, proveedores o usuarios. Mantenga todo contextualmente relevante y fácil de encontrar.
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Etiquete los documentos por tipo (por ejemplo, contrato, informe de inspección, manual técnico) o por centro, departamento o clase de activo.
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Controle quién puede ver, cargar o editar la documentación. Asegúrese de que la información confidencial está protegida y solo pueden acceder a ella los usuarios autorizados.
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Los técnicos pueden consultar los procedimientos normalizados de trabajo, las guías de instalación o los informes anteriores directamente en la interfaz de órdenes de trabajo.
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Descargue paquetes de documentos para auditorías, entregas a proveedores o revisiones internas con sólo unos clics.
Integración perfecta con su ecosistema de mantenimiento
La gestión de documentos de Fleet funciona en todos los módulos. Todos los archivos se pueden encontrar mediante una búsqueda global y están vinculados directamente a las métricas y los informes del panel de control. No hay necesidad de herramientas de almacenamiento externas ni de integraciones complicadas: todo está integrado y diseñado para la acción.
Casos prácticos reales
Las herramientas documentales de Fleet están diseñadas para equipos muy ocupados que hacen malabarismos con múltiples emplazamientos, tipos de activos y contratistas externos, con un acceso rápido a los archivos desde cualquier punto de su flujo de trabajo.
Cargue los PNT de mantenimiento de ascensores para que los técnicos puedan consultarlos in situ
Vincule los certificados de inspección de incendios a los flujos de trabajo de conformidad
Almacenar los contratos de los proveedores y realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento
Adjunte las aprobaciones presupuestarias a las órdenes de trabajo para una trazabilidad completa
Mantener manuales digitales para sistemas de calefacción, ventilación, fontanería o iluminación.
Por qué es importante la capacidad de búsqueda
La gestión de documentos no es sólo algo que está bien tener, es una parte fundamental de las operaciones de las instalaciones modernas. Con Fleet, obtendrá un sistema que hace que la gestión de documentos sea tan sencilla y potente como sus flujos de trabajo de órdenes de trabajo o activos.
