Zentralisieren Sie Ihre Wartungsdateien in einem intelligenten Hub
Das Dokumentenmanagementsystem von Fleet wurde speziell für Immobilien-, Facility- und Wartungsteams entwickelt, die von überall aus schnellen und zuverlässigen Zugriff auf die richtigen Dateien benötigen. Erfahren Sie, wie es in die Fleet-Funktionsübersicht passt.
Ob Klimaanlagengarantie, Lieferantenvereinbarung, Compliance-Checkliste oder Standardarbeitsanweisung für die Aufzugswartung, mit Fleet können Sie alles an einem Ort speichern, organisieren und abrufen. Sie müssen nicht mehr E-Mails, freigegebene Laufwerke oder Papierkopien durchsuchen, um das zu finden, was Sie benötigen.
Warum Dokumentenmanagement in der Instandhaltung wichtig ist
Die Verwaltung von Einrichtungen an mehreren Standorten erfordert mehr als nur die Verfolgung von Aufgaben — sie erfordert auch die Verwaltung der Dokumente, die diese Aufgaben unterstützen. Sicherheitszertifikate, Inspektionsberichte, Handbücher, Rechnungen — das ist nicht nur Papierkram, sondern auch der Nachweis von Compliance, betrieblicher Kontinuität und Risikominderung.
Fleet löst diese Herausforderungen, indem es alle relevanten Dokumentationen zugänglich macht — und zwar direkt am Einsatzort.
Ohne zentralisierte Dokumentation sind Teams mit folgenden Problemen konfrontiert:
Verzögerungen beim Onboarding von Lieferanten
Versäumte Audits oder nicht bestandene Inspektionen
Höheres Risiko von Doppelarbeit
Verlorene Garantie- oder Vertragsunterlagen
Hauptfunktionen des Dokumentenmanagements von Fleet
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Verfolgen Sie Dateiänderungen im Laufe der Zeit mit einer vollständigen Bearbeitungshistorie im Dokumentensystem von Fleet. Wissen Sie, wer was wann hochgeladen hat — und machen Sie Änderungen bei Bedarf rückgängig. Jedes Dokument wird durch Audit Tracking für eine sichere Versionenkontrolle und Compliance-Bereitschaft unterstützt.
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Laden Sie Dokumente direkt zu Anlagen, Aufträgen, Standorten, Lieferanten oder Benutzern hoch. Sorgen Sie dafür, dass alles kontextbezogen relevant und leicht zu finden ist.
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Kennzeichnen Sie Dokumente nach Typ (z. B. Vertrag, Inspektionsbericht, technisches Handbuch) oder nach Standort, Abteilung oder Anlageklasse.
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Steuern Sie, wer Dokumentationen anzeigen, hochladen oder bearbeiten kann. Stellen Sie sicher, dass sensible Informationen sicher und nur für autorisierte Benutzer zugänglich sind.
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Techniker können Standardarbeitsanweisungen, Installationsanleitungen oder frühere Berichte direkt in der Arbeitsauftragsoberfläche einsehen.
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Laden Sie Dokumentenpakete für Audits, Lieferantenübergaben oder interne Überprüfungen mit nur wenigen Klicks herunter.
Nahtlose Integration in Ihr Wartungs-Ökosystem
Das Dokumentenmanagement von Fleet funktioniert in allen Modulen. Jede Datei ist über die globale Suche auffindbar und direkt mit Ihren Dashboard-Metriken und -Berichten verknüpft. Externe Speichertools oder umständliche Integrationen sind nicht erforderlich — alles ist integriert und für die Aktion konzipiert.
Anwendungsfälle aus der Praxis
Die Dokumententools von Fleet sind für stark ausgelastete Teams konzipiert, die mehrere Standorte, Anlagentypen und Drittanbieter verwalten — mit schnellem Dateizugriff von überall in Ihrem Workflow.
Laden Sie SOPs für die Aufzugs Wartung hoch, auf die Techniker vor Ort zugreifen können.
Verknüpfen Sie Brandschutzbescheinigungen mit Compliance-Workflows.
Speichern Sie Lieferantenverträge und verfolgen Sie Ablaufdaten.
Fügen Sie Budgetfreigaben zu Arbeitsaufträgen hinzu, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Führen Sie digitale Handbücher für HLK-, Sanitär- oder Beleuchtungssysteme.
Warum Durchsuchbarkeit wichtig ist
Dokumentenmanagement ist nicht nur ein nettes Extra — es ist ein kritischer Bestandteil des modernen Facility-Betriebs. Mit Fleet erhalten Sie ein System, das die Dokumentenhandhabung so einfach und leistungsstark macht wie Ihre Arbeitsauftrags- oder Anlagen-Workflows.
