اجعل ملفات الصيانة مركزية في مركز ذكي واحد
صُمم نظام إدارة المستندات من Fleet خصيصاً لفرق العقارات والمرافق وفرق الصيانة الذين يحتاجون إلى وصول سريع وموثوق إلى الملفات الصحيحة - من أي مكان. تعرّف على كيفية ملاءمته لـ نظرة عامة على ميزات الأسطول
سواء كان ضمان تكييف هواء، أو اتفاقية بائع، أو قائمة مراجعة للامتثال، أو إجراءات التشغيل الموحدة لصيانة المصاعد، يتيح لك الأسطول تخزين كل شيء وتنظيمه واسترجاعه في مكان واحد. لا مزيد من البحث في رسائل البريد الإلكتروني أو محركات الأقراص المشتركة أو النسخ المطبوعة للعثور على ما تحتاج إليه.
لماذا تعتبر إدارة الوثائق مهمة في الصيانة
تتطلب إدارة المرافق عبر مواقع متعددة أكثر من مجرد تتبع المهام - فهي تتطلب أيضًا إدارة المستندات التي تدعم تلك المهام. شهادات السلامة، وتقارير التفتيش، والكتيبات الإرشادية، والفواتير - هذه ليست مجرد أعمال ورقية، بل هي دليل على الامتثال والاستمرارية التشغيلية والحد من المخاطر.
يعمل الأسطول على حل هذه التحديات من خلال إتاحة الوصول إلى جميع الوثائق ذات الصلة - عند نقطة الاستخدام مباشرةً.
بدون التوثيق المركزي، تواجه الفرق
التأخير في تأهيل البائعين
عمليات التدقيق الفائتة أو عمليات التفتيش الفاشلة
ارتفاع مخاطر ازدواجية العمل
سجلات الضمان أو العقود المفقودة
الميزات الرئيسية لإدارة مستندات الأسطول
-
تتبع تغييرات الملف مع مرور الوقت باستخدام سجل تحرير كامل في نظام مستندات Fleet. معرفة من قام بتحميل ماذا ومتى - والتراجع عند الحاجة. يتم دعم كل مستند من خلال تتبع التدقيق للتحكم الآمن في الإصدار والاستعداد للامتثال.
-
قم بتحميل المستندات مباشرةً إلى الأصول أو الوظائف أو المواقع أو البائعين أو المستخدمين. حافظ على كل شيء مرتبط بالسياق ويسهل العثور عليه.
-
قم بتسمية المستندات حسب النوع (على سبيل المثال، العقد أو تقرير الفحص أو الدليل الفني) أو حسب الموقع أو القسم أو فئة الأصول.
-
التحكم في من يمكنه عرض الوثائق أو تحميلها أو تحريرها. تأكد من أن المعلومات الحساسة آمنة ولا يمكن الوصول إليها إلا للمستخدمين المصرح لهم فقط.
-
يمكن للفنيين عرض إجراءات التشغيل الموحدة، أو أدلة التثبيت، أو التقارير السابقة مباشرةً داخل واجهة أمر العمل.
-
قم بتنزيل حزم المستندات لعمليات التدقيق أو تسليم الموردين أو المراجعات الداخلية ببضع نقرات فقط.
تكامل سلس مع منظومة الصيانة الخاصة بك
تعمل إدارة مستندات الأسطول عبر جميع الوحدات النمطية. كل ملف قابل للاكتشاف عبر البحث الشامل، ومرتبط مباشرةً بمقاييس لوحة المعلومات والتقارير. لا حاجة لأدوات تخزين خارجية أو عمليات تكامل ثقيلة - كل شيء مدمج ومصمّم للعمل.
حالات الاستخدام في العالم الحقيقي
تم تصميم أدوات المستندات من Fleet للفرق المشغولة التي تتنقل بين مواقع متعددة وأنواع أصول ومقاولين خارجيين - مع إمكانية الوصول السريع إلى الملفات من أي مكان في سير عملك.
تحميل إجراءات التشغيل الموحدة لصيانة المصاعد للفنيين للرجوع إليها في الموقع
ربط شهادات فحص الحرائق بسير عمل الامتثال
تخزين عقود البائعين وتتبع تواريخ انتهاء صلاحيتها
إرفاق الموافقات على الميزانية بأوامر العمل لإمكانية التتبع الكامل
الحفاظ على الكتيبات الرقمية لأنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء أو السباكة أو الإضاءة
لماذا تعتبر قابلية البحث مهمة
إن إدارة المستندات ليست مجرد شيء لطيف - إنها جزء أساسي من عمليات المنشأة الحديثة. مع Fleet، يمكنك الحصول على نظام يجعل التعامل مع المستندات سهلاً وفعالاً مثل أوامر العمل أو سير عمل الأصول.
